CoolPeople spouští pro své kontraktory novou funkci samofakturace

Kontraktoři, kteří pracují na projektech klientů v barvách CoolPeople, mají od dnešního dne opět o něco jednodušší život. Nemusí vystavovat své faktury, vše za ně zpracuje automatizovaná funkce samofakturace na CoolPeople Club. CoolPeople Club je webový portál, prostřednictvím kterého probíhá veškerá bezpapírová komunikace mezi CoolPeople a kontraktory. Jedním z posledních pomyslných kamínků do plné automatizace je právě funkce pro vystavování faktur.

 

 

Jak na to?

Samofakturace na CoolPeople Club probíhá následujícím způsobem: kontraktor uzavře s CoolPeople prostřednictvím DocuSign jednoduchý souhlas se samofakturací, tzn. dá CoolPeople souhlas, aby za něj vystavovali jeho faktury. Součástí tohoto souhlasu je potvrzení nezbytných údajů, informace o DPH a číslo účtu.

Na základě těchto údajů Sourcing Manager, který má daného kontraktora na starosti, provede v našem systému nezbytná nastavení a funkce samofakturace je tím pro kontraktora aktivována.

 

Vše elektronicky, ekologicky

Samozřejmostí je kombinace funkcí samofakturace a skont, kdy si kontraktor vybere, o jak předčasnou splatnost své faktury má zájem. Samofakturace veškeré tyto parametry vezme v potaz a fakturu vystaví za něj.

Na pozadí tohoto nového systému probíhá integrace na účetní systém CoolPeople, který takovou fakturu automaticky datově načte. Odpadá tak nutnost manuálního přepisu faktur kontraktorů a zdlouhavá výměna dokumentů mezi kontraktorem a CoolPeople. Vše probíhá elektronicky prostřednictvím CoolPeople Club na základě potvrzeného výkazu práce.

 

Pomoc s účetnictvím

Co se týče samotného čísla faktury, je možné nechat vygenerovat novou číselnou řadu, nebo je možné vždy zadávat číslo faktury tak, aby navazovalo na předchozí čísla faktur.

V této souvislosti bychom rádi naše služby pro kontraktory dotáhli do maximálního možného komfortu. Díky spolupráci s renomovanou účetní společností Connect Economic Group Šárky Pelikánové nabízíme balíčky zpracování účetnictví ve variantách pro plátce i neplátce DPH.

Účetní firma Connect Economic Group (CEG) pro vás zpracuje veškeré účetní doklady a nezbytné výstupy pro státní úřady. V případě zájmu o účetní služby se obraťte na Šárku Pelikánovou.

 

Jak začít se samofakturací

Se samofakturací je možno začít bez ohledu na datum podepsání objednávky s CoolPeople. Pro spuštění samofakturací je nicméně potřeba k objednávce podepsat nový dokument: „Souhlas se samofakturací“.

Ten obsahuje všechny nezbytné údaje pro vygenerování faktury kontraktora, jako je číslo účtu, banka a informace o tom, zda je či není plátce DPH. Samotný podpis dokumentu probíhá velmi jednoduše prostřednictvím DocuSign.

Výběr skont je zachován, v tomto případě si kandidát pouze vybere, o jaké skonto má zájem, systém samofakturace sám vytvoří fakturu na základě zadaných parametrů. Prozatím je to možné pouze u plateb s CZK.

Všechny tyto změny budou zároveň nastaveny na stránky club.coolpeople.cz

 

Jak probíhá vykazování s nastavenou fakturací

Výkaz uzavírá kontraktor tak, jak je zvyklý, to znamená, že buď nahraje výkaz práce podepsaný klientem, nebo vloží počet skutečně odpracovaných hodin (v případě, že za kontraktora výkaz zasílá klient).

 

Po uložení výkazu přejdete na vystavení faktury:

Jak postupovat

1. Zvolte splatnost – kontraktor klasicky zvolí jím požadovanou splatnost (nechá buď běžnou splatnost, nebo vybere zkrácenou splatnost 3-14-30 dnů v rámci systému skont)

 

2. Vystavit fakturu (integrovaná fakturace)

Datum vystavení – vyplňuje se automaticky dle data uzavření výkazu

Datum DUZP – vyplňuje se automaticky, poslední den v daném měsíci

Datum splatnosti – vyplňuje se automaticky na základě parametrů objednávky nebo zvoleného skonta

Text faktury - vyplňuje se automaticky dle parametrů objednávky

Částka bez DPH  - vyplňuje se automaticky dle odpracovaných MDs a parametrů objednávky

Částka DPH - vyplňuje se automaticky dle nastavení, zda je kontraktor plátce DPH

Včetně DPH – vyplňuje se automaticky dle nastavení, zda je kontraktor plátce DPH

Číslo faktury:

• Standardní číselná řada - lze zvolit buď standardní číselnou řadu, která se generuje automaticky (stejně jako VS) a následně přejít k uzavření měsíční fakturace

nebo

• Vlastní – lze vepsat vlastní požadované číslo právě vystavované faktury (další možností je i vepsání vlastního VS)

 

 

Po překontrolování správnosti všech zadaných údajů stačí kliknout na Vystavit/odeslat. Tím se měsíční fakturace uzavírá, a právě vystavená faktura se kontraktorovi zobrazí u vloženého výkazu na club.coolpeole.cz, ke stažení do vašeho účetního systému.

Momentálně CoolPeople intenzivně pracuje na možnosti exportu faktur do nejčastěji využívaných fakturačních SW.

 

 

Připravila: Alena Čálková